As boas vindas ao novo colaborador ou o também conhecido onboarding é um processo desenhado para receber as pessoas nos seus primeiros dias de trabalho. Depois que é feita a etapa de recrutamento e seleção, o momento de boas vindas ao novo colaborador é o primeiro contato real dele com a empresa. 

É nesse momento em que toda a estrutura é apresentada, assim como os valores, propósitos, missão e cultura. O correto é que se faça um um tour de apresentação pela empresa e pelas áreas, tudo para que a pessoa comece a se sentir parte. É um momento ideal também para esclarecimento de dúvidas, afinal, tudo é muito novo.

As boas vindas ao novo funcionário tem por função familiarizar e preparar esse novo colaborador. Um onboarding bem planejado tem por garantida aproximar as pessoas, engajar,  gerar motivação e produtividade. Essa integração precisa causar um ótimo efeito se a empresa quiser que ela seja memorável. Continue a leitura e veja as vantagens de dar boas vindas ao novo colaborador e como planejar essa recepção. 

Quais são as vantagens de dar boas vindas ao novo colaborador?

Inicialmente, vamos entender um pouco mais sobre as vantagens de dar boas vindas ao novo colaborador. A seguir, selecionamos as principais.

Retenção de talentos

Hoje, um dos maiores desafios para as empresas é o de reter talentos. Para que o seu negócio possa alcançar esse objetivo, é preciso ter ciência de qual é a taxa de turnover da organização (ou seja, conhecer a rotatividade). Além disso, existe a necessidade de desenvolver um bom plano de carreira, de trabalhar o clima organizacional, além de escutar de forma contínua o que os colaboradores têm a dizer sobre o seu negócio.

Uma boa integração se torna importante para que os profissionais queiram permanecer na empresa por um período maior, uma vez que a primeira impressão vai gerar confiança e satisfação.

Redução do turnover

Esse diferencial está intimamente ligado ao anterior. Como a rotatividade dos profissionais pode prejudicar os resultados da sua empresa? Entre os principais pontos, destacamos:

• Aumento de gastos;
• Perda de conhecimento;
• Queda de produtividade;
• Perda de credibilidade;
• Problemas de relacionamento com os clientes;
• Clima organizacional ruim;
• Entre outros.

Por essa razão, se torna fundamental investir em ações que diminuam esses impactos, bem como invista em estratégias que possam orientar melhor o desenvolvimento e a carreira dos colaboradores. É por isso que as boas vindas ao novo colaborador criam um vínculo logo nos primeiros dias de trabalho, permitindo com que haja uma redução das saídas precoces.

Aumento do engajamento

De acordo com uma pesquisa realizada pela Gallup, apenas 13% dos colaboradores no mundo todo estão de fato engajados com as suas funções. Nesse sentido, ao buscar por técnicas que permitam às equipes oferecer boas vindas ao novo colaborador, naturalmente vai aumentar o engajamento daquela pessoa logo no seu estágio inicial. Afinal, eles se sentirão envolvidos em conhecer o propósito da empresa, como é o seu mercado, como cada área contribui para o sucesso do negócio, além de ser imerso nos valores e na cultura da organização.

Alinhamento com a cultura

O processo de boas vindas ao novo colaborador contribui efetivamente para que as pessoas já estejam alinhadas aos propósitos do negócio. Entre as principais ações a serem adotadas por equipes que desejam fortalecer a sua cultura organizacional, alguns pontos são destacados:

• Contar com um documento de fácil acesso que possibilite aos profissionais consultarem os valores da empresa a qualquer momento;
• Ter objetivos alinhados com todos os colaboradores;
• Ter a regras claras no dia a dia de suas funções;
• Preocupar-se com as lideranças, de modo que elas sejam exemplo em relação à cultura;
• Reformular processos de admissão;
• Promover ações de aproximação com a equipe.

Percebe-se, então, a importância das ações de integração como: fortalecer a cultura, melhorar o clima, aumentar a produtividade e o desenvolvimento da competência interpessoal.  No entanto, é preciso preocupar-se não apenas com os profissionais que já estejam em seu quadro de colaboradores, como também com os recém-contratados.

Como dar boas vindas ao novo colaborador?

Agora que você já conhece as principais vantagens de dar boas vindas ao novo colaborador, chegou o momento de entendermos as ações mais adequadas que podem ser adotadas no período inicial.

1. Faça uma semana de eventos

As dicas que apresentaremos a seguir serão muito melhor aproveitadas se você fizer uma semana de eventos. Durante os primeiros dias do colaborador em sua organização, faça com que ele se sinta acolhido e já desenvolva um carinho especial pela sua marca.

Nesse período, tudo é novidade. Por essa razão, o ideal é que ele apenas seja apresentado aos novos processos, conheça as áreas e as principais lideranças. Assim, ele vai ter o entendimento a quem recorrer nos principais desafios de seu dia a dia, além de clarear um pouco mais sobre o propósito do negócio.

Outro ponto importante: não deixe de fazer um café da manhã especial para a receptividade dessas pessoas. Para fechar com chave de ouro, ao final dessa semana, organize um almoço com o CEO da empresa (ou com algum dos fundadores) para que haja essa proximidade logo nos estágios iniciais.

2. Conte a história da empresa

Onboarding programado e detalhes resolvidos, chegou o momento de avaliar o que deve ser feito para transmitir as principais informações à nova equipe. Inicialmente, é essencial que conte a história da empresa, em um estilo parecido com o que é desenvolvido no TEDx Talks (palestras curtas e eficazes).

Para isso, tenha uma narrativa sobre a fundação de sua organização, os principais desafios iniciais, quais foram as primeiras conquistas, como os fundadores identificaram a necessidade de uma empresa que tivessem esses valores, entre outros tópicos que possibilitarão ao novo colaborador conhecer a marca mais a fundo.

Não fique preso a detalhes e nem mesmo faça algo engessado. Enxergue isso como uma conversa, na qual terá um tempo para que as pessoas possam tirar suas dúvidas e também darem suas percepções sobre o que esperam daquele trabalho.

3. Conte sobre o propósito

Nesses encontros, é importante dar detalhes sobre os propósitos da empresa. Qual é a razão principal para que a sua empresa exista? Como ela influencia e gera valor aos seus clientes?

É nesse período, aproveite para explicar um pouco mais sobre a missão, visão e valores do negócio, bem como apresentar de forma mais detalhada os tópicos mais importantes da cultura organizacional. Assim, ele vai ter o entendimento de que a organização existe com um motivo muito maior do que apenas gerar lucro: vai comprar a ideia do seu empreendimento e começar a ser um propagador de sua marca. 

4. Explique o que é ou não permitido

Regras existem em qualquer organização. Por essa razão, é preciso que as equipes estejam por dentro das principais e entenda tudo o que é e o que não é permitido. Cada empresa conta com uma cultura diferenciada. Enquanto algumas coisas são vistas como normais em determinados negócios, em outras não (até mesmo a forma de se vestir).

Em determinado momento de apresentações, deixe claro quais são essas situações. Caso tenha um código de conduta, esse é o momento para apresentá-lo.

5. Apresente as principais áreas

As equipes de sua empresa precisam ter o entendimento sobre a necessidade das boas vindas ao novo colaborador para a integração dessas pessoas com os times e quais são os principais pontos que eles devem conhecer para que se sintam parte desse negócio.

Por essa razão, cada área deve ter uma apresentação montada, de modo que possam explicar as principais funções da equipe, quem são os membros do time, como eles contribuem para um propósito maior da empresa, entre outros pontos.

6. Mostre a estrutura física da empresa

Que tal fazer um tour com o novo colaborador pela empresa? Especialmente em organizações maiores, essa etapa é essencial para que ele conheça as principais salas do negócio, entenda onde ficam as áreas (conhecidas anteriormente) e onde precisa recorrer sempre que houver necessidade.

Novamente, quando passar pelas equipes, contextualize quem elas são e os seus objetivos. Assim, como eles já terão o conhecimento prévio, ficará fixado também o local de trabalho, trazendo facilidades sempre que houver necessidade de consultá-los.

Se o seu negócio contar com algumas áreas de risco, é esse o momento de apresentá-las e explicar as regras e cuidados quanto aquele local, se existe a necessidade de utilizar algum tipo de equipamento, entre outros descuidos que possam gerar acidentes.

7. Oriente os gestores a uma conversa individual

Por fim, sempre oriente os gestores a concluírem essa interação com uma conversa individual. Nela, as lideranças têm a oportunidade de contar as principais atribuições do cargo, o que a empresa espera daquela pessoa, quais serão os desafios, além de se colocar à disposição para superar qualquer dificuldade. Dessa forma, o relacionamento se torna próximo logo no período inicial, o que gera maior confiança.

Quais erros devem ser evitados ao dar boas vindas ao novo colaborador?

Como já vimos, um bom processo de boas vindas ao novo colaborador  aumenta o engajamento, motivação e produtividade, aumenta a confiança com as equipes, adapta de formas mais rápida, reduz a rotatividade, turnover e absenteísmo, além de gerar uma ótima comunicação. 

Agora, imagina construirmos um bom onboarding mas cometer erros graves que podem prejudicar todo o processo e que podem impedir a construção de um ambiente saudável para a chegada das pessoas. Veja a seguir quais erros erros devem ser evitados ao dar boas vindas ao novo colaborador

Não tirar dúvidas

As boas vindas ao novo colaborador devem ter entre os seus principais tópicos um momento de tirar dúvidas. É muito importante deixar claro que durante o onboarding e também na sua jornada dentro da empresa o colaborador pode esclarecer as dúvidas que surgirem É natural que novos colaboradores ao ingressarem em uma nova organização tenham muitas questões a serem esclarecidas, tanto simples como mais complexas. 

É crucial construir um ambiente saudável e seguro onde os líderes reservem um momento para interagir e escutar essas pessoas. Fazer com que elas não se intimidem ou se sintam constrangidas de fazer determinadas perguntas é um ponto muito importante. Essa clareza e acesso a informação logo de início motivam as pessoas a quererem estar naquela empresa.

Não ter um roteiro planejado

Elaborar um roteiro de boas vindas ao novo colaborador, além de trazer clareza para quem aplica o onboarding,  também mostra aos novos colaboradores uma empresa organizada e preocupada em uma entrega de qualidade. Montar um cronograma é fundamental para essa integração, pois é ele que indica os horários, o que deve ser falado, apresentado e quem vai ministrar.  É por meio desse roteiro que se tiram análises, os próximos passos para melhorias e um padrão de acertos. 

Não deixar o colaborador sem ter o que fazer

As boas vindas ao novo colaborador precisam ser dinâmicas e atrativas, além disso, é importante ter um planejamento de quais serão as primeiras atividades deste novo colaborador. Fazer uma integração com seu novo líder e time é fundamental e é muito importante que fique claro todas as atividades que por ele serão exercidas. 

Agora que você já sabe da importância de um bom planejamento de boas vindas e como ele alcança de forma positiva os novos colaboradores e o negócio como um todo, comunique esse processo e o progresso do onboarding para a empresa, pontuando todos os seus benefícios. Gostou do conteúdo? Quer saber mais sobre o Onboarding de Funcionários? Continue no blog do Unico People e conheça um passo a passo de como fazer na sua empresa.