Produtividade no RH: 10 dicas para melhorar os resultados

Depois de 2 anos vivendo em um quadro incerto, enfrentando uma pandemia a nível global que afetou o modo de vida que conhecíamos, é mais do que normal que você sinta os reflexos de toda essa situação em sua produtividade. De acordo com a FGV, só no último semestre de 2021 os índices de produtividade caíram 8,3% no Brasil. Então, como melhorar a produtividade no RH e refletir esse trabalho para os demais setores de uma empresa? É sobre isso que vamos falar no artigo de hoje. 

A produtividade no RH está muito mais relacionada à qualidade da experiência dos demais colaboradores na empresa, do que com qualquer outro tipo de indicador e metas comuns a outros setores. Então como se pode acompanhar algo tão subjetivo? Quais providências podem ser tomadas pelo departamento de Recursos Humanos para ser mais produtivo em suas próprias atividades e um exemplo para os demais setores? Continue lendo para descobrir. 

O que é produtividade no RH

Por ter essas características particulares é necessário antes compreender o que é produtividade no RH. Um ponto bem importante é desassociar o conceito de produção do de produtividade. Isso porque enquanto a produção está atrelada a entrega de produtos e dados quantitativos da capacidade de produção de funcionários e de setores, a produtividade está muito mais ligada a relação dessa produção com outros fatores como a qualidade, o tempo, e o rendimento econômico que pode proporcionar à empresa.

Ou seja, a produtividade não significa “fazer mais em menos tempo”, mas sim realizar as atividades dentro do menor período de tempo possível, com uma entrega de qualidade e que resultará em ganhos para a empresa. De nada adiantará desempenhar suas funções de forma rápida se elas estiverem repletas de erros e não tiverem qualidade.   

Entenda a importância de maximizar a produtividade no RH

Como mencionamos, a produtividade está muito mais atrelada à qualidade da entrega do que ao tempo em que uma demanda é realizada, principalmente quando fazemos o recorte da produtividade no RH. Isso porque o setor de Recursos Humanos de uma empresa é o grande responsável pelo gerenciamento de seu recurso mais importante: os colaboradores. Afinal, serão esses profissionais que levarão a organização a atingir seus objetivos, a ser reconhecida pelo mercado, a atrair novos talentos, entre outros fatores. 

Por isso, é fundamental que o setor esteja atento a seus profissionais e à qualidade de seu trabalho, acompanhando suas necessidades, compreendendo suas dificuldades e desenvolvendo tudo que estiver ao seu alcance para que ele tenha um bom índice de produtividade em suas atividades. Lembrando também que o RH está mudando e se tornando cada vez mais um setor estratégico, por isso possibilitar um ambiente que compreenda esse momento do setor e proporcionar as ferramentas necessárias para desburocratizar seu trabalho e torná-lo mais ágil, seguro e assertivo também é avançar na produtividade do RH. 

Quanto melhores forem as condições de trabalho no setor, melhor será o desempenho da equipe de RH, mas logo daremos algumas dicas práticas para te ajudar nessa missão. O importante agora é que você compreenda que os índices de produtividade de uma empresa são o reflexo de um RH produtivo. 

Quais fatores podem interferir na produtividade do RH?

Para enfrentar um problema, antes precisamos identificar suas causas, certo? Então veja agora quais são os fatores que podem interferir na produtividade do RH e, em seguida, algumas dicas que podem te ajudar a enfrentá-los. 

Pouco foco 

Produtividade no RH pressupõe objetivos claros e específicos.

Por isso, um dos principais fatores que dificultam o atingimento desse cenário é o desejo de desempenhar diversas funções, todas ao mesmo tempo, sem estratégias claras de como isso será feito, quem serão os responsáveis por cada etapa, porque isso é importante para a empresa e o que se espera obter com essas ações. É impossível abraçar o mundo e isso precisa estar muito claro para todos os profissionais do setor. 

Falta de cultura organizacional

A cultura organizacional de uma empresa é o grande guia para todos os profissionais que trabalham nela. Ela será a responsável por estabelecer o que é importante para a empresa, quais são seus objetivos, a forma pela qual ela quer ser conhecida, como ela quer que seus colaboradores se relacionem e se apresentem aos clientes, dentre uma série de outras informações. Uma empresa que não tem esse guia bem definido, assim como apontamos anteriormente, não terá um foco claro e, consequentemente, não conseguirá atingir os níveis de produtividade que deseja.

Por falar nisso, o fit cultural é um dos pontos que pode e deve ser observado ainda no momento de contratação de um novo profissional, para verificar sua compatibilidade com os ideais da empresa, garantindo uma adaptação mais fácil e um alinhamento que vai repercutir nos índices de produtividade. 

Salários incompatíveis

Produzir está diretamente relacionado com a recompensa que se ganhará após o esforço. Por isso, uma empresa que não tem definidos planos de salário e carreira, que tem remunerações incompatíveis com o nível de desempenho do colaborador, ou até mesmo salários díspares entre profissionais, poderá ter sérias consequências em seu nível de produtividade. 

Excesso de trabalho

Outra questão que pode interferir diretamente nas taxas de produtividade está relacionada à quantidade de trabalho. Lembra do que falamos sobre produtividade não estar necessariamente relacionada ao quanto se é produzido e sim a qualidade do que é feito? Pois é, exigir que um profissional desempenhe diversas funções e de forma rápida é um tiro no pé no aspecto da qualidade das entregas. Um profissional sobrecarregado jamais conseguirá ser produtivo.

Condição física e mental abalada

Por falar nisso, toda essa sobrecarga pode interferir na saúde mental do colaborador, outro fator diretamente relacionado a produtividade. Profissionais que estão passando por problemas de saúde, sejam eles físicos ou mentais, podem ter dificuldade de concentração, se distrair facilmente com os problemas que estão passando, enfim, uma série de fatores que acabam interferindo em seu trabalho. 

Não é atoa que a saúde mental é uma das fortes tendências para o RH em 2023. As empresas estão percebendo que essa história de se desligar da vida pessoal no momento do trabalho está cada vez mais distante da realidade, isso sem contar que questões de saúde mental também podem ser causadas pelo estresse no trabalho. Então, vale a pena conferir o material que desenvolvemos sobre o assunto para ficar por dentro dessa e de outras tendências de RH para o ano que vem. 

Falta de descanso e lazer

Uma boa noite de sono faz milagres na vida profissional e isso quem está falando não somos nós, mas sim os médicos. Até pouco tempo atrás costumava se associar produtividade com o tempo passado trabalhando, horas e mais horas para conseguir entregar todas as demandas, mas, lembra do que a gente falou lá no início? Produtividade tem muito mais a ver com qualidade de entrega do que quantidade, então descansar a mente é fundamental para encontrar esse equilíbrio. Sem contar que o descanso também interfere na saúde física e mental que comentamos agora a pouco. 

10 dicas para aumentar a produtividade no RH

Agora que você já conheceu alguns dos fatores que podem interferir na produtividade do RH e dos outros times da sua empresa, que tal algumas dicas práticas para aumentar os índices? 

1 – Trace o planejamento estratégico

Lembra do que falamos sobre foco? Então, esse é o primeiro passo para aumentar a produtividade no RH. Trace quais são as metas do setor, tanto internas quanto externas, e também pense nas metas dos profissionais de forma individual, assim como em equipe. Dessa forma, todos saberão quais são os objetivos a serem alcançados e pensarão juntos nas estratégias para isso. 

Também é importante que você estabeleça prazos para atingir essas metas e adote sistemas que possibilitem uma atuação menos burocrática e mais estratégica do setor. 

2 – Bons colaboradores = boa produtividade

Mais importante que treinamentos eficazes, neste caso, é poder contar com o profissional certo. Um colaborador desmotivado pode permanecer dessa forma, independentemente do momento de sua carreira ou local de trabalho – enquanto que um profissional competente produzirá ótimos resultados, mesmo em condições de trabalho deficitárias. De acordo com o Instituto Gallup, funcionários de alta produtividade têm três coisas em comum: talento, alto engajamento e mais de 10 anos de serviço na empresa.

Ao trabalhar em seus processos de admissão, seja criterioso ao escolher seus próximos talentos. Os departamentos de RH não apenas recrutam e entrevistam candidatos em potencial, mas também têm a capacidade de escolher os melhores.

Trabalhe com seu time de RH para não apenas contar com uma lista de benefícios que atraem os melhores talentos, mas também criar um processo de contratação que permita filtrar colaboradores motivados e produtivos.

3 – Estimule a capacidade de usar a tecnologia a favor do RH

A tecnologia no RH pode ser decisiva na melhoria da produtividade. É preciso entender o custo total de uma tecnologia, dominar os desafios da implementação e desvendar o enigma da baixa adoção pelos usuários.

Para isso, vá aos eventos e congressos do setor, converse com colegas de outras empresas e reserve um tempo para demonstrações de fornecedores. E quando sua empresa implementar uma nova tecnologia de RH, não trate apenas como um trabalho a ser feito, mas sim como uma oportunidade de aprendizado.

Outra dica importante está em focar nas contratações de profissionais para o RH que tragam algum conhecimento tecnológico consigo. 

4 – Seja um especialista em RH – não um prestador de serviços

Os profissionais de RH geralmente têm um forte foco no atendimento ao cliente: quando um líder solicita algo, a tendência é atender rapidamente. O problema é que alguns líderes têm pouca compreensão sobre como lidar com os subordinados e suas dificuldades.

Neste cenário, um mero prestador de serviços vai fazer o melhor para ajudar, mesmo que não seja produtivo. Já um verdadeiro especialista vai analisar questões como esta a fundo: “O que estamos realmente tentando resolver?” e “Qual é o problema real?”.

Vale esclarecer que isso não se trata de ser difícil ou de colocar empecilhos no processo, mas sim de dispor suas habilidades em prol da produtividade. Afinal, quantas vezes você já disse “sim” quando deveria ter respondido “espere, vamos pensar sobre isso”?

5 – Evite o controle crises

Alguns departamentos de RH permanecem submersos no controle e mitigação de crises boa parte do tempo – o que não é algo produtivo. Sejamos honestos: se você e sua equipe estão sempre apagando incêndios, então algo está errado.

Talvez não seja necessariamente culpa do RH, mas é responsabilidade do departamento descobrir como evitar todas essas crises. Problemas de relacionamento, gargalos causados por férias ou afastamento de colaboradores, falta de insumos ou recursos – ter um plano B pode ser a garantia da produtividade nestes casos.

6 – Aprenda a explorar

Em tempos de instabilidade econômica, é comum que todas as empresas – independentemente de sua área de atuação – enxuguem orçamentos e mantenham as equipes mais enxutas possíveis.

Combinado a isso, o RH vem passando por uma evolução considerável na última década. Aquela função caracterizada por planilhas e pastas passou a desempenhar um papel mais estratégico e abrangente nas empresas mais modernas do mundo.

No coração dessa mudança está a tecnologia. Hoje os times de RH já contam com softwares específicos para otimizar processos de admissão, como o Unico People, plataformas de eLearning (ensino online à distância) para treinamentos remotos e para pesquisas de ambiência.

7 – Vá devagar para ir mais

Toda essa transformação digital trouxe uma série de novos recursos que prometem otimizar as rotinas dentro do RH. Mas, é preciso tempo e paciência para todas as adaptações necessárias – o eSocial é um bom exemplo disso.

O conselho “vá devagar para ir rápido” é fundamental neste momento: de nada adianta adotar uma série de novas iniciativas tecnológicas sem preparar o departamento e até mesmo a empresa como um todo, da forma correta. Ou corre-se o risco de desperdiçar verba e jogar a produtividade dos times lá embaixo com tantas novidades infrutíferas.

Estude o cenário, conheça as ferramentas disponíveis e analise o que realmente vai impactar positivamente a produtividade do RH no momento. Apressar-se raramente resulta em economia de tempo.

8 – Obtenha dados melhores

Conforme mencionamos no tópico anterior, o eSocial é uma necessidade latente em departamentos de RH de todo o Brasil. Essa unificação de dados entre o Ministério do Trabalho, o Instituto Nacional do Seguro Social, a Receita Federal do Brasil e a Caixa Econômica Federal promete agilizar processos futuros de admissão, liberação de benefícios e demissão – mas exige um período de adaptações.

Se sua empresa já estiver usando um sistema de gerenciamento de força de trabalho, essa etapa será mais fácil. O Unico People já conta com integração total ao eSocial, o que otimiza o trabalho do RH: ele valida todas as informações enviadas pelo candidato – o que evita o retrabalho na etapa da documentação, reduz a duração do processo de admissão de sete para até dois dias e ainda insere no sistema todas as informações necessárias para a folha de pagamento e demais trâmites.

Assim, seu departamento coleta dados mais precisos e de uma maneira mais eficaz, o que contribui para a produtividade no RH e da empresa de uma forma global.

9 – Alinhe a comunicação do setor

Outro ponto crucial para melhorar a produtividade no RH é compreender a importância de uma boa comunicação dentro do setor. Todos precisam estar cientes do seu papel, quais são as atividades que precisam desempenhar, de que forma devem realizá-las, em quanto tempo, etc., garantindo que cada um faça sua parte e não interfira no trabalho do colega de setor. 

Além de garantir o atingimento das metas, isso evitará, por exemplo, que mais de uma pessoa desenvolva o mesmo trabalho, ou então que se esqueçam de realizar uma tarefa importante. Isso sem contar que evita erros e possíveis retrabalhos, tendo em vista que cada um sabe como as atividades devem ser desempenhadas, com quem podem esclarecer dúvidas, a quem devem reportar os problemas, dentre outros fatores. 

Lembre-se também que o feedback tem um papel importante na comunicação, afinal é por meio dele que você dará subsídios para os profissionais melhorarem seu trabalho. 

10 – Implemente uma política de gestão de tempo

Quem nunca participou de uma reunião que poderia ter sido um e-mail que atire a primeira pedra, não é mesmo? Por isso, esteja ciente das demandas e organize a pauta do setor de acordo com o tempo disponível para realizar cada uma delas, assim como, claro, elenque o nível de prioridade de cada uma delas. Isso permitirá que você organize as informações e priorize o que for mais urgente.

Além disso, tente gerenciar as tarefas de acordo com categorias, colocando todas as atividades relacionadas a um mesmo assunto para serem desempenhadas em sequência. Assim, você não desviará a atenção para outro assunto e permanecerá concentrado no que está fazendo. 

Ter produtividade no RH é fundamental

Quando conta com processos eficazes, o departamento de Recursos Humanos é uma força poderosa dentro de uma organização. Comece usando essas estratégias para aumentar a produtividade no RH e acompanhe as evoluções. Lembre-se: toda mudança leva um tempo para ser bem implementada e ter seus resultados apurados.

E, claro, utilize as ferramentas disponíveis no mercado para te ajudar nessa missão. Os recursos tecnológicos já fazem parte da realidade do setor, criados para facilitar a rotina da área e automatizar o trabalho, proporcionando mais agilidade e garantindo que os profissionais tenham uma visão muito mais estratégica de suas funções. 

Que tal dar o primeiro passo em direção a esse aumento de produtividade no RH com uma plataforma de admissão digital com assinatura eletrônica integrada? Entre em contato com a nossa equipe e conheça como o Unico People pode fazer a diferença no seu setor. Por meio da nossa calculadora você também pode verificar os recursos que vai economizar com a nossa plataforma, aumentando ainda mais a produtividade do seu RH.